Contabilidade digital: o futuro da gestão financeira para empresa
O uso de recursos tecnológicos no dia a dia da empresa é cada vez mais necessário. Além de otimizar diversos processos, esse tipo de inovação permite manter a competitividade e ter mais segurança interna. Nesse contexto, a contabilidade digital se destaca como um setor bastante vantajoso para os negócios.
Atualmente, mais de 65% das empresas já estão em alguma etapa de digitalização das tarefas internas, segundo uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas (FGV). O setor de contabilidade é um exemplo dentre muitos que podem se adaptar à era digital, com o auxílio de recursos de armazenamento em nuvem,
integração de sistemas e monitoramento em tempo real dos dados.
Quer entender melhor o que é contabilidade digital e como funciona essa área? Acompanhe este artigo e confira o que o futuro da gestão financeira para empresas reserva!
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital é o setor que usa recursos tecnológicos para realizar os processos contábeis. Softwares, aplicativos e sistemas remotos são implementados para aumentar a agilidade e a segurança das atividades internas e serviços de backoffice.
A modernização do setor e a integração de dados são os principais destaques da contabilidade digital. Com essa inovação, é possível otimizar a relação entre a empresa e os prestadores de serviços contábeis, fortalecendo a segurança na troca de informações.
Como funciona a contabilidade digital?
O processo de digitalização das atividades de contabilidade funciona, principalmente, com o uso da automação. Desse modo, são implementados recursos digitais e sistemas que permitem o gerenciamento das tarefas totalmente virtual.
Na prática, a empresa organiza os dados em um sistema, cujo contador pode ter acesso em tempo real aos relatórios, folhas de pagamento e documentos pertinentes ao setor. Automaticamente, as informações são integradas para os usuários com acesso autorizado, reduzindo o tempo de importação de dados.
Outro diferencial da contabilidade digital é a superação de barreiras físicas. Isso quer dizer que não importa o lugar em que o gestor ou o contador estejam, é possível gerenciar os arquivos contábeis. Além disso, esse acesso pode ocorrer em qualquer horário, trazendo mais agilidade para a gestão contábil.
Em geral, a contabilidade digital tem como objetivo realizar:
- Otimização do tempo de entrega e gestão de documentos contábeis;
- melhorar a comunicação entre o setor de contabilidade e os demais segmentos da empresa;
- reduzir falhas manuais com a automatização de processos;
- aumentar a transparência na relação entre contador e empresa;
- potencializar o controle de gestão de dados em tempo real;
- fortalecer a segurança do armazenamento de dados e o controle de acesso.
Conte com serviços completos em contabilidade. Conheça as soluções da Scala Gestão e tenha mais praticidade, digitalização e segurança nos processos!
Quais as vantagens da contabilidade digital?
Se você se pergunta por que fazer uma contabilidade digital, se os processos manuais fluem bem, vale a pena observar as principais vantagens dessa solução.
O modelo digitalizado consegue atribuir mais benefícios e estratégias para a atuação da sua empresa.
Antes de tomar qualquer decisão na empresa, é importante fazer uma avaliação sobre os benefícios associados. Com isso, é possível ter a garantia de que está seguindo um caminho alinhado aos objetivos do negócio.
A seguir, conheça as principais vantagens da contabilidade digital!
Integração de sistemas
O uso de sistemas integrados à área contábil permite a rápida tomada de decisões em diversos aspectos. Em geral, otimiza orçamentos, geração de notas fiscais, prestação de contas, obrigações contábeis e demais processos envolvendo as finanças do negócio.
A gestão também fica mais prática com o uso de apenas um sistema, favorecendo a atenção e o monitoramento de diversas atividades internas. Com isso, o gerenciamento contábil fica mais organizado e seguro.
Encontre tudo o que você precisa com os serviços de contabilidade online e completos da Scala Gestão. Conheça as soluções de gestão contábil e BPO!
Redução de custos
A empresa não precisa se preocupar com gastos relacionados a papel, armazenamento de arquivos físicos e infraestrutura física para a gestão de contabilidade. Com os processos digitais, é possível reduzir custos significativos com esses recursos.
A gestão de documentos sendo realizada no modelo em nuvem é uma grande facilitadora também da segurança. Desse modo, é possível prevenir gastos imprevistos com perda de arquivos por diversos fatores.
Aumento da produtividade
A contabilidade digital também é uma aliada na automatização de burocracias e tarefas que levam muito tempo manualmente. Consequentemente, os colaboradores podem focar em atividades decisivas, que exigem mais foco e concentração.
O aumento não é só na produtividade. A otimização dos processos ajuda a melhorar até mesmo o faturamento do negócio. Com a automatização por meio da contabilidade tradicional, as empresas podem ter aumentos de até 15% da receita anual, segundo a Xero.
Segurança de dados
Cuidar da segurança de dados também é importante para as empresas, principalmente para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais e manter a reputação positiva.
Um levantamento da Ponemon Institute & IBM Security mostra o quanto as empresas brasileiras são afetadas por violações de dados. Os custos com falta de segurança da informação aumentaram 10% em dois anos, o que gerou cerca de R$ 6,45 milhões de gastos imprevistos.
Quando se trata de informações contábeis, essa proteção precisa ser ainda reforçada. Por isso, migrar para a contabilidade digital é uma vantagem, uma vez que os sistemas permitem a implementação de tecnologias avançadas em segurança de dados.
Como implementar a contabilidade digital?
Tendo em vista as vantagens da contabilidade digital para as empresas, adotar práticas para implementá-la no seu negócio é uma excelente estratégia. Nesse momento, ter o apoio de um planejamento completo vai ajudar a fazer as melhores escolhas.
Para planejar essa migração, vale a pena ter em mente as oportunidades de explorar o potencial de personalização das soluções tecnológicas. Com isso, é possível encontrar os serviços que o seu negócio precisa em contabilidade.
A seguir, confira algumas dicas indispensáveis para realizar a implementação da contabilidade digital com sucesso em sua empresa!
Faça uma pesquisa de mercado
Tudo começa ao conhecer a área em que você estará se inserindo. O mercado de contabilidade digital conta com diferentes empresas e soluções, que devem ser avaliadas com atenção para encontrar as opções com melhor custo-benefício para o seu negócio.
Fazer um levantamento das principais empresas com serviços de contabilidade digital para realizar uma parceria é o primeiro passo. Em seguida, é hora de entrar em contato com cada uma delas para fazer orçamentos. Nesse caso, procurar por indicações e por marcas consolidadas por oferecer soluções confiáveis é a melhor maneira de filtrar as opções mais viáveis.
Com diferentes orçamentos em mãos, faça um esquema de comparação entre os serviços e os valores cobrados. Desse modo, é possível visualizar com mais facilidade as alternativas disponíveis.
Pesquise sobre os processos de segurança dos dados
Um dos fatores decisivos entre as empresas que oferecem soluções de contabilidade digital deve ser o processo de segurança de dados. Vale a pena ressaltar que problemas com a proteção cibernética podem gerar multas de até 2% do faturamento anual da empresa, segundo a LGPD, além de prejudicar fatalmente a reputação de uma marca no mercado.
Sendo assim, ter acesso a serviços de contabilidade digital que contam com backups, proteção antifraude, controle de acesso aos documentos e suporte 24 horas faz toda a diferença para cuidar da segurança dos seus dados. Portanto, dedique mais tempo para entender os benefícios de proteção cibernética oferecidos por cada solução em questão.
Faça a contratação do melhor plano
Depois de escolher a opção mais vantajosa, chega o momento de fechar uma parceria com uma empresa de contabilidade online. Algumas marcas oferecem serviços por assinatura, enquanto outras usam contratos fechados, por tempo determinado, com possibilidade de renovação.
Conhecer o modelo de contratação dos serviços vai ajudar a melhorar o planejamento financeiro e a identificar a empresa mais alinhada com as expectativas do seu negócio. Portanto, observe além do valor cobrado, mas também a forma de pagamento.
Invista na capacitação dos colaboradores
Com a solução em mãos, é hora de preparar a empresa para utilizá-la da melhor maneira. Nesse caso, o processo de capacitação dos colaboradores vai ajudar a realizar a migração e a aproveitar os serviços.
Tenha em mente que o sucesso da implementação depende do compromisso de toda a empresa. Afinal, é possível integrar diferentes setores nos serviços de contabilidade digital. Por isso, o treinamento e a capacitação dos colaboradores são fundamentais, e ajudam a manter a transparência dos processos na cultura organizacional.
Em geral, os serviços de contabilidade digital estão alinhados com a transformação digital e as tendências de modernização dos negócios. Além de oferecer diversas facilidades para a empresa, as soluções trazem benefícios que auxiliam na competitividade e na redução de custos. Por isso, vale a pena avaliar a possibilidade de implementação dessa inovação em seu negócio!
A contabilidade digital vem para facilitar diversos processos da gestão contábil. Para aproveitar todos esses benefícios, nada melhor do que contar com uma empresa confiável e com autoridade no mercado.