Obrigações fiscais e contábeis: tudo o que sua empresa precisa saber

Conhecer as responsabilidades de uma empresa é um cuidado que todo empreendedor precisa ter. Afinal, abrir e gerenciar um negócio envolve uma série de questões, algumas burocráticas. Esse é o caso das obrigações fiscais e contábeis.

O cumprimento dos deveres da empresa perante a Receita Federal é o que vai garantir a regularização do negócio e prevenir diversas consequências negativas, como multas, ações judiciais e problemas no crescimento da empresa.

Neste artigo, vamos explicar quais são as principais exigências fiscais e contábeis que uma empresa recebe e como lidar com as obrigações tributárias!

O que são obrigações fiscais e contábeis?

As obrigações fiscais e contábeis são responsabilidades que uma empresa precisa ter com o pagamento de impostos, prestação de contas, cadastros de sócios e colaboradores, envio de declarações e várias outras atividades.

Essas obrigações costumam variar conforme o porte e o regime tributário em que a empresa está inserida. Além disso, o setor de atuação também influencia na fiscalização, como ocorre nas áreas de saúde e indústria alimentícia. Alguns negócios enfrentam mais burocracia para atender às exigências legais.

O importante é conhecer quais são os principais direitos e deveres que uma empresa tem para tornar mais fácil a administração e, com isso, cumprir com todas as obrigações fiscais e contábeis do negócio.

Quais são as obrigações tributárias de cada modelo de empresa?

Uma vez que as obrigações mudam conforme o modelo empresarial, vale a pena conferir as principais responsabilidades que cada tipo de empresa apresenta, conforme o regime tributário. Confira!

Simples Nacional

As empresas que fazem parte do Simples Nacional são de menor tamanho, podendo ser uma microempresa ou uma Empresa de Pequeno Porte. O Microempreendedor Individual (MEI) também faz parte desse regime.

Nesse caso, as obrigações tributárias giram em torno do pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) e da entrega da Declaração Anual Simplificada para o MEI (Microempreendedor Individual).

Além disso, a emissão de notas fiscais é obrigatória para os serviços prestados ou produtos vendidos, com os impostos devidos sendo incluídos nos pagamentos tributários e no Imposto de Renda.

Lucro Real

As empresas que seguem o regime tributário de Lucro Real têm algumas obrigações extras. Nesse sentido, é necessário elaborar demonstrações contábeis para assegurar o pagamento correto dos impostos conforme a rentabilidade do negócio.

Alguns exemplos de novas obrigações que os empreendimentos desse regime tributário apresentam são:

  • Pagamento do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • PIS/Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Imposto sobre Serviços (ISS);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Além dessas obrigações, o Lucro Real também exige declarações adicionais, como:

  • Sped Fiscal;
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

Dependendo do setor de atuação, podem surgir outras responsabilidades. Empresas do segmento imobiliário, por exemplo, precisam entregar a Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB).

Lucro Presumido

As empresas que atuam sob o regime tributário de Lucro Presumido apresentam responsabilidades semelhantes às de Lucro Real. O que muda, nesse caso, é o cálculo dos impostos.

No Lucro Presumido, as taxas de impostos a serem pagas variam conforme a margem de lucro presumida, e não sobre o lucro que o negócio realmente apresentou. 

Além disso, o tipo de empresa e de atividade realizada influencia nas alíquotas e nas obrigações fiscais e contábeis. 

Quais são as obrigações contábeis de uma empresa?

Para entender melhor quais são as obrigações contábeis que um negócio precisa 

cumprir, precisamos listar as principais responsabilidades. Geralmente, a empresa delega essas tarefas para um profissional de contabilidade para garantir a regularização de todas as atividades. 

Além disso, embora possam ser realizadas separadamente das obrigações fiscais, essas ações têm total relação uma com a outra. Por isso, é importante ver as obrigações contábeis e fiscais de forma integrada.

Caso precise de ajuda, saiba que a Scala conta com profissionais experientes e que estão prontos para ajudar você a lidar com essas questões burocráticas do seu negócio.

Veja abaixo as principais obrigações contábeis de uma empresa:

Formalização da empresa

As obrigações contábeis começam já no momento da abertura do negócio. Entre as etapas de formalização estão:

  • Emissão do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
  • Obtenção do alvará de funcionamento;
  • Definição do regime tributário;
  • Registro na Junta Comercial;
  • Registro do contrato social;
  • Obtenção da Inscrição Municipal.

Demonstrações contábeis

As empresas também têm a obrigação de elaborar algumas demonstrações relacionadas à contabilidade do negócio. Um exemplo disso é o balanço patrimonial, que se trata de um documento demonstrativo que apresenta informações completas sobre a situação atual dos bens, do patrimônio líquido, dos direitos e das obrigações do empreendimento. 

Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), todos os negócios precisam realizar o balanço patrimonial uma vez por ano. Esse documento é importante para avaliar a situação financeira do empreendimento e acompanhar a evolução ao longo do tempo.

Outra demonstração importante é a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), que avalia os lucros ou prejuízos da empresa em determinado período.

SPED Contábil

A escrituração da empresa, atualmente, pode ser feita de modo digital. Isso é o que se chama de SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital (ECD). 

A obrigação aqui é o envio das transações contábeis do negócio para a Receita Federal. Essa versão online agora substitui os livros contábeis impressos.

É importante acompanhar os calendários de obrigações contábeis, pois existe um prazo para a entrega da maioria dos demonstrativos, que costuma ser no final do mês de maio.

Quais são as obrigações fiscais da empresa?

Quando o assunto se torna o conjunto de obrigações fiscais de uma empresa, significa que é preciso ter atenção ao pagamento de impostos e à entrega de declaração para o cálculo desses tributos. 

Essas são responsabilidades tributárias que vão garantir o funcionamento regularizado do seu negócio.

A seguir, confira alguns exemplos de obrigações fiscais da empresa!

Emissão de notas fiscais

Todo serviço ou produto deve ser entregue com a emissão de notas fiscais. Portanto, não importa se uma empresa vende mercadorias ou presta serviços, esse é um processo que não pode faltar na relação de venda.

Atualmente, existe a possibilidade de emitir a nota fiscal pela internet. Esse é o caso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), para as empresas de comércio; e da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), para os negócios que prestam serviços. 

Tanto a geração quanto o armazenamento dos documentos podem ser feitos digitalmente em todo o território nacional.

A única exceção é para o Microempreendedor Individual. Nessa situação, a emissão de notas só é obrigatória para pessoas jurídicas. Para a venda para pessoas físicas, esse processo só é necessário se o cliente exigir o documento.

Pagamento de impostos

O Brasil é um país com um sistema tributário bastante complexo, que abrange impostos municipais, estaduais e federais. Tanto para as pessoas físicas quanto para as pessoas jurídicas, o pagamento de tributos é uma obrigação fiscal.

Em geral, é necessário realizar contribuições sociais, como o CSLL, PIS/COFINS e pagar por impostos relacionados às atividades da empresa, como o ICMS, ISS, IRPJ, entre outros.

Os impostos variam de acordo com o regime tributário da empresa, portanto, é fundamental entender quais são as obrigações fiscais do seu modelo de negócio.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Muitos empreendedores podem confundir essa obrigação com a ECD (Escrituração Contábil Digital). No entanto, é importante saber que são processos diferentes, embora o modo de declaração seja muito parecido.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é a obrigação que entrou, em 2014, para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Esse processo deve ser realizado por todas as empresas que não fazem parte do Simples Nacional.

Diferentemente da ECD, que verifica os dados fiscais, a ECF apura os fatores que influenciam nas contribuições sociais, como a CSLL; e nos impostos, como o IRPF.

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

As empresas que fazem parte do Simples Nacional também apresentam obrigações fiscais, indo além da emissão das notas e do pagamento dos impostos. Esse é o caso da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), que deve ser realizada por todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), com exceção do MEI.

A DEFIS serve para manter a Receita Federal atualizada sobre a regularidade fiscal e as informações econômicas das empresas que seguem o regime tributário do Simples Nacional.

Em resumo, são diversas obrigações contábeis e fiscais para serem acompanhadas e gerenciadas por um negócio. A administração correta dessas responsabilidades vai garantir a regularização da empresa e permitir um crescimento muito mais fluido e sustentável do empreendimento.

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